Darmstadt, Germany - 03. Februar 2004 - Zur effizienten Verwaltung von Schriftgut ist entschieden worden, im Bundesministerium der Verteidigung (BMVg) ein Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystem einzuführen. Grundlage für die derzeit laufende Pilotphase bildet die Enterprise Content Management (ECM) Plattform von Documentum Inc. neeb & partner nimmt dabei die Einführung und Anpassung der ECM-Plattform vor. Hier gilt es, die Arbeitsweise des Kunden elektronisch abzubilden, sowie kundenspezifische und branchenspezifische Anforderungen zu berücksichtigen.

Mit der stärkeren Nutzung der modernen Informationstechnologie steigt auch im Bereich der Öffentlichen Verwaltung die Notwendigkeit einer verbesserten IT Unterstützung. Insbesondere die Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns ist zwingend notwendig, derzeit jedoch nicht in vollem Umfange gegeben. Die Vielzahl der Medienbrüche zwischen Papierablage, Email, Intranet und diversen elektronischen Ablagen verhindern ein effizientes Arbeiten und die Durchgängigkeit aller Bearbeitungsprozesse.

Ziel ist es, im BMVg eine weitgehende IT-Unterstützung der kompletten Vorgangsbearbeitung ohne Medienbrüche zu realisieren. Für eine möglichst papierlose Abwicklung eines Vorgangs sollen alle erforderlichen Informationen bereitgestellt und die Mitarbeiter durch den Bearbeitungsprozess geführt werden.

Mit dem DOMEA-Konzept der Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung (KBSt) wurde ein Rahmen geschaffen, der auf die konkreten Bedürfnisse des BMVg umgesetzt und schrittweise in die Praxis überführt werden soll. Die 1. Stufe der Pilotierung beinhaltet die Schriftgutverwaltung in drei Referaten. Sie ist seit dem 1. Juli 2003 für 25 Mitarbeiter in Betrieb. Beginnend ab Januar 2004 soll eine Erweiterung des Teilnehmerkreises auf ca. 100 bis 120 Nutzer erfolgen. Ein endgültiger Ausbau der Lösung würde dann ca. 3.200 Nutzer in den Liegenschaften Bonn und Berlin umfassen.

Die Einführung einer elektronischen Vorgangsbearbeitung ist komplex und erfordert erfahrene Systemintegratoren. Dies wird von Herrn Rämisch, Projektleiter beim BMVg unterstrichen: „Nachdem wir uns im Rahmen der Pilotphase für die ECM-Plattform von Documentum entschieden haben, war es für uns wichtig, einen leistungsfähigen Integrator zu finden, der über umfassende Erfahrung bei der Anpassung und Einführung dieses Systems verfügt. Aufgrund von Empfehlungen, nachgewiesenen Referenzen sowie ersten Abstimmungsgesprächen haben wir uns für neeb & partner als Systemintegrator entschieden.“

So werden beispielsweise die Ablagestruktur auf Basis des Einheitsaktenplans abgebildet und Dokumente, die zu einem bestimmten Vorgang gehören, mittels virtueller Akten zusammengefasst. Zur weiteren Bearbeitung der Dokumente werden u.a. die Workflows sowie die elektronischen Posteingangskörbe eines jeden Mitarbeiters an die spezifischen Arbeitsprozesse angepasst. Auch die Einführung eines umfangreichen Benutzerberechtigungskonzepts, eines effizienten Recherche Verfahrens sowie die Historisierung aller Vorgänge stellen weitere wichtige Kernpunkte der Lösung dar.

Oliver Eckel, Director Professional Services ergänzt: „Die elektronische Vorgangsbearbeitung ist unabdingbare Voraussetzung für ein effizientes Informationsmanagement und für die meisten Behörden mit einer Modernisierung ihrer internen Verwaltungsabläufe verbunden. Nur maximal 20% der Informationen liegen in strukturierter Form elektronisch gespeichert vor, verbunden mit einer personalintensiven Ablage und Suche. Wichtig sind daher leistungsfähige Werkzeuge für die Verwaltung des Schriftgutes, den Aufbau des elektronischen Aktenbestandes und die IT-Unterstützung der Vorgangsbearbeitung. Hier ist höchste System-Flexibilität gefordert, um den traditionellen Aktenweg durch ein elektronisch vernetztes Arbeiten zu ersetzen.“

Über das Bundesministerium der Verteidigung:

Das Bundesministerium der Verteidigung unterstützt den Minister in seinen vielfältigen Verantwortlichkeiten. Es besteht aus dem Leitungsbereich, den zivilen Abteilungen und den militärischen Führungsstäben.

Das Ministerium erfüllt insbesondere die Aufgaben des Fachressorts für militärische Verteidigung mit den Schwerpunkten Planung und Militärpolitik, der Obersten Kommandobehörde, der Obersten Dienstbehörde für die Bundeswehrverwaltung einschließlich des Rüstungsbereichs mit den Schwerpunkten Administration sowie Bedarfsdeckung für die Streitkräfte.

Über neeb & partner:

neeb & partner wurde 1993 gegründet und hat sich in den vergangenen Jahren als Consulting- und Softwareunternehmen in den Bereichen Dokumenten Management, Archivierung, Imaging und Publishing etabliert. Seit 1995 führt neeb & partner als Beratungs- und Integrationspartner von Documentum, dem führenden Anbieter von Enterprise Content Management Lösungen, erfolgreich Documentum Projekte durch. Speziell in den Märkten Pharma, Chemie, Manufacturing, Automotive, Financial Services und Logistik verfügt neeb & partner über umfassendes Branchen Know-how. Seit 1998 stellt neeb & partner eigene Software-Produkte her, die das Produktportfolio von Documentum hervorragend ergänzen.

Pressekontakt:

Kirsten.Hennige@np-gmbh.com

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